Gestion de projet Internet
L'importance d'un cahier des charges
Il s'agit de gagner du temps, de travailler efficacement en collaboration et d'éviter les déceptions en fin de projet. L'élaboration du cahier des charges est un véritable travail sur soi-même :
- il faut poser un regard lucide sur l'existant de votre entreprise, de son activité
- vous documenter sur les possibilités encore disponibles de votre secteur
- identifier les besoins et les améliorations possibles dans le cas d'une refonte de site Web,
- concilier les opinions dans le cas où vous êtes plusieurs à formuler la demande
- formaliser par écrit ce qui est le fruit d'une réflexion et le début d'un engagement
- confronter la vision de son activité propre et de l'outil multimédia à celle de professionnels qui seront objectifs
Pour le prestataire comme C4 Web, c'est le moyen de disposer d'emblée d'un maximum d'éléments nous permettant :
- de vérifier si le projet correspond à son propre créneau, et à ses disponibilités
- de faire valoir ses compétences et son expérience, de vous apporter toute l'aide et le conseil nécessaire dans la formulation de votre demande
- de planifier et chiffrer la prestation
Et c'est là la pierre d'achoppement : aussi surprenant que cela paraisse, en multimédia, un développement original (par opposition à un logiciel simplement adapté au nouveau contexte) est une opération souvent difficile à chiffrer, sauf à disposer d'un descriptif précis.
A l'instar d'un architecte, nous apportons un regard critique sur la faisabilité de votre projet, une identification des risques qui peut mener à des mises en garde éventuelles, à une reformulation des besoins.
Le cahier des charges
Première phase :
Le cahier des charges fonctionnel s'intéresse uniquement à vos besoins fonctionnels, à savoir :
- l'ergonomie
- la 'garantie' que le 'produit' final ne fera pas l'objet de 'résistances aux changements' de votre part, de celle des utilisateurs cibles (clients, collaborateurs)
- vos besoins, ceux des utilisateurs, qu'en tant que commanditaire vous désirez mettre en oeuvre pour ces clients là
- du bilan de vos besoins réels, des publics cibles
- la bonne compréhension de vos besoins et de la problématique par le prestataire
Seconde phase :
Le cahier des charges technique :
- se préoccupe des aspects techniques de la mise en oeuvre
- des normes
- des lois
Troisième phase :
Le cahier des charges " final" :
- regroupe les cahiers des charges fonctionnels et techniques, reformule le pré cahier des charges client
- se préoccupe des aspects : budget, planning, gestion des glissements de planning (à savoir hiérarchisation des besoins et éléments pouvant être remis en question en cas d'arbitrages nécessaires), tests de recettes (ou comment vérifier que ce qui a été demandé a bien été mis en oeuvre)...
la production
Une fois le cahier des charges validé, la phase de production peut commencer selon le planning fixé.
Les différentes phases de la production sont ponctuées de réunions de validation.
Ces réunions peuvent prendre plusieurs formes suivant les cas. Elles sont cependant toutes précédées de l'envoi d'un ordre du jour et suivies d'un compte rendu.
- Réunion présentielle : dans le cas où la proximité géographique le permet, nous pouvons nous rencontrer physiquement lors d'une réunion dite "conventionnelle"
- Réunion webconférence : l'un des atouts de C4 Web est de posséder son propre outil de réunion à distance : Transmeet. Cet outil nous permettra de mener une réunion de travail efficace et suivie en alliant l'audio, la vidéo, l'échange de fichiers et même de travailler simultanément sur les visuels. Une façon de gagner du temps et d'économiser des déplacements tout en conservant l'efficacité d'une réunion présentielle. Les seuls pré-requis pour la mise en œuvre d'une telle réunion sont que vous possédiez une connexion Internet (haut débit de préférence), une webcam, un micro et des hauts parleurs
- Réunion téléphonique : dans le cas où les 2 premiers types de réunion ne vous seraient pas accessibles, il reste la classique réunion téléphonique. Moins efficace mais d'une mise en œuvre aisée
En dehors de ces réunions programmées, nous mettons aussi à votre disposition différents moyens pour nous joindre :
- téléphones fixes et mobiles des membres de l'équipe liée à votre projet
- adresse postale
- fax
- adresses e-mail
Ceux-ci vous permettent à tout moment de nous faire part de vos remarques éventuelles, de poser toutes les questions que vous souhaitez, quand vous le souhaitez.
La livraison
Sa date est fixée dans le planning.
Elle comprend une vérification de la conformité du travail qui a été livré par rapport au cahier des charges établi au départ, mais aussi avec les modifications éventuelles apportées lors des réunions de travail.
C'est aussi à ce moment que sont remis les cahiers techniques de votre projet : mode d'emploi, notices explicatives, procédures de migration...
Un cahier des charges, préparé par vos soins ou avec le concours du prestataire, préalable à toute réalisation, est l'assurance d'un projet qui répondra à vos attentes, tant en termes d'efficacité, de résultats, qu'en termes de rigueur financière et de relations avec le prestataire.
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